Планирование закупок

Содержание
  1. Планы закупок по 44-ФЗ: правила формирования, утверждения и ведения + образцы форм
  2. 1. Что такое план закупок?
  3. 2. Какая информация должна содержаться в плане закупок?
  4. 3. Форма плана закупок
  5. 4. Внесение изменений в планы закупок
  6. 5. Публикация плана закупок
  7. Планирование закупок
  8. План закупа – это сгруппированная потребность в сырье и материалах, сдвинутая вперед по времени под действующие условия поставки
  9. Какой вред может приносить Планирование закупок
  10. Как происходят потери бюджета закупок предприятия:
  11. Как происходят потери качества закупаемого сырья и материалов:
  12. Что делать?
  13. Статья 16. Планирование закупок | ГАРАНТ
  14. Планирование закупок с использованием программного обеспечения
  15. Этапы и сроки
  16. Этап 1. Подготовка перечня товаров к закупке
  17. Этап 2. Подготовка заявок в план закупок структурными подразделениями
  18. Этап 3. Согласование заявок в план
  19. Этап 4. Подготовка предварительных проектов планов
  20. Этап 5. Корректировка проектов планов после утверждения бюджета
  21. Этап 6. Публикация планов
  22. Проблемы автоматизации
  23. Заключение
  24. Зачем и как поставщику работать с планом‑графиком закупок
  25. План-график и план закупок как инструменты планирования
  26. Как планирование закупок работает на практике
  27. Особенности плана-графика
  28. Изменения в плане-графике
  29. Поиск закупки в ЕИС через план-график
  30. Как упростить поиск закупок в плане-графике
  31. Анализ заказчика в Контур.Закупках

Планы закупок по 44-ФЗ: правила формирования, утверждения и ведения + образцы форм

Планирование закупок

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! Как вы знаете планирование закупок согласно ст.16 44-ФЗ предусматривает формирование плана закупок на трехлетний период и плана-графика на один год. Причем эти два документа должны формироваться и использоваться в работе одновременно. Т.е.

в 2016 году заказчики начнут готовить эти документы на период 2017-2019 г.г. В этой статье мы с вами подробно поговорим о планах закупок. Разберемся, что они собой представляют, какую информацию в себе содержат, а также где и кем размещаются.

Материал статьи будет полезен, как заказчикам, так и участникам закупок.

1. Что такое план закупок?
2. Какая информация должна содержаться в плане закупок?
3. Форма плана закупок
4. Внесение изменений в планы закупок
5. Публикация плана закупок

1. Что такое план закупок?

План закупок — это документ, содержащий в себе перечень нужд (товаров, работ, услуг), в которых нуждается государственный (муниципальный) заказчик, а также информацию о средствах, выделенных для обеспечения этих нужд.

Общие требования к планам закупок установлены статьей 17 44-ФЗ.

План закупок составляется заказчиком на 3-и года (п.4 ст.17 44-ФЗ). В том случае, если срок закупки превышает три года, информация вносится в план закупок (далее — ПЗ) на весь период закупки. Первые ПЗ заказчиков должны быть сформированы на период 2017-2019 г.г.

Требования к форме ПЗ и порядок размещения таких планов в единой информационной системе (ЕИС) устанавливаются Правительством РФ. Также Правительством РФ устанавливаются:

  • порядок формирования, утверждения и ведения ПЗ для обеспечения федеральных нужд;
  • требования к порядку формирования, утверждения и ведения ПЗ в субъектах РФ и муниципальных образованиях (Примечание: Эти требования утверждены Постановлением Правительства РФ от 21 ноября 2013 г. № 1043  «О требованиях к формированию, утверждению и ведению планов закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд субъекта Российской Федерации и муниципальных нужд, а также требованиях к форме планов закупок товаров, работ, услуг»)

2. Какая информация должна содержаться в плане закупок?

Согласно ч.2 ст.17 44-ФЗ в ПЗ должна содержаться следующая информация:

1. идентификационный код закупки (Примечание: Данный код формируется с использованием кода бюджетной классификации, определенного в соответствии с бюджетным законодательством РФ, кодов общероссийских классификаторов, каталога товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и может включать в себя иную информацию);

2. цель осуществления закупки;

3. наименование объекта и (или) наименования объектов закупки;

4. объем финансового обеспечения для осуществления закупки;

5. сроки (периодичность) осуществления планируемых закупок;

6. обоснование закупки (Примечание: Обоснование закупки заключается в установлении соответствия планируемой закупки целям осуществления закупок, а также законодательству РФ и иным нормативным правовым актам о контрактной системе в сфере закупок.

Обоснование закупки является приложением к плану закупок. Правила обоснования, а также формы обоснования закупок определены Постановлением Правительства РФ от 5 июня 2015 г.

№ 555 «Об установлении порядка обоснования закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и форм такого обоснования»);

7.

информация о закупках товаров, работ, услуг, которые по причине их технической и (или) технологической сложности, инновационного, высокотехнологичного или специализированного характера способны поставить, выполнить, оказать только поставщики (подрядчики, исполнители), имеющие необходимый уровень квалификации, а также предназначены для проведения научных исследований, экспериментов, изысканий, проектных работ (в том числе архитектурно-строительного проектирования);

8. информация об обязательном общественном обсуждении закупки товара, работы или услуги;

9. дополнительная информация, предусмотренная для включения в ПЗ Правительством РФ, высшими исполнительными органами государственной власти субъектов РФ, местными администрациями.

Примечание: План закупок вы можете сделать автоматически в программе «Эконом-Эксперт».

3. Форма плана закупок

Нормативное правовое регулирование планирования закупок осуществляется по уровням бюджетного финансирования. Т.е. форма, порядок формирования, утверждения, размещения ПЗ устанавливаются для заказчиков каждого уровня бюджетного финансирования соответственно:

  • для заказчика федерального уровня (Правительством РФ);
  • для заказчиков уровня субъекта РФ (высшими исполнительными органами государственной власти субъектов РФ);
  • для муниципальных заказчиков (местными администрациями).

Таким образом, заказчикам федерального уровня при подготовке ПЗ необходимо руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2015 г. № 552 «Об утверждении Правил формирования, утверждения и ведения плана закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд, а также требований к форме плана закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд».

Утвержденная Постановлением № 522 Форма плана закупок в формате excel (скачать образец) (xls, 39 Кб).

А для заказчиков уровня субъекта РФ и муниципальных заказчиков необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 21 ноября 2013 г.

№ 1043  «О требованиях к формированию, утверждению и ведению планов закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд субъекта Российской Федерации и муниципальных нужд, а также требованиях к форме планов закупок товаров, работ, услуг», а также порядком ведения ПЗ, утвержденным субъектом РФ (местной администрацией).

Т.е. субъекты РФ и муниципальные образования устанавливают порядок формирования, утверждения и ведения ПЗ на своем уровне с учетом требований Постановления № 1043, и имеют возможность корректировать следующие параметры:

  • сроки формирования ПЗ;
  • основания для внесения изменений в ПЗ (помимо тех, что предусмотрены Правительством РФ);
  • дополнительные сведения, включаемые в формы ПЗ.

Утвержденная Постановлением № 1043 Форма плана закупок в формате excel (скачать образец) (xls, 39 Кб).

План закупок формируется государственным или муниципальным заказчиком в соответствии с требованиями ст.

17 44-ФЗ в процессе составления и рассмотрения проектов бюджетов бюджетной системы РФ с учетом положений бюджетного законодательства РФ и утверждается в течение 10 рабочих дней после доведения до государственного или муниципального заказчика объема прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств в соответствии с бюджетным законодательством РФ (ч.7 ст.17 44-ФЗ).

План закупок формируется бюджетным учреждением в соответствии с требованиями ст. 17 44-ФЗ при планировании финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения и утверждается в течение 10 рабочих дней после утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения (ч.8 ст.17 44-ФЗ).

4. Внесение изменений в планы закупок

Согласно ч.6 ст. 17 44-ФЗ ПЗ подлежат изменению при необходимости:

1) приведения их в соответствие в связи с изменением целей осуществления закупок и требований к закупаемым заказчиками товарам, работам, услугам (в том числе предельной цены товаров, работ, услуг) и (или) нормативных затрат на обеспечение функций государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами, муниципальных органов;

2) приведения их в соответствие изменениям, вносимым в федеральный бюджет (бюджеты субъектов РФ, местные бюджеты) на текущий финансовый год и плановый период;

3) реализации федеральных законов, решений, поручений, указаний Президента РФ, решений, поручений Правительства РФ, законов субъектов РФ, решений, поручений высших исполнительных органов государственной власти субъектов РФ, муниципальных правовых актов, которые приняты (даны) после утверждения планов закупок и не приводят к изменению объема бюджетных ассигнований, утвержденных законом или решением о бюджете;

4) реализации решения, принятого заказчиком по итогам обязательного общественного обсуждения закупки;

5) использования в соответствии с законодательством РФ экономии, полученной при осуществлении закупки;

6) в иных случаях, установленных порядком формирования, утверждения и ведения планов закупок.

5. Публикация плана закупок

Утвержденный ПЗ подлежит размещению в единой информационной системе (ЕИС) в течение 3-х рабочих дней со дня утверждения или изменения такого плана, за исключением сведений, составляющих государственную тайну (ч.9 ст.17 44-ФЗ).

Также заказчики вправе размещать ПЗ на своих сайтах в сети интернет (при их наличии), а также опубликовывать в любых печатных изданиях (ч.10 ст.17 44-ФЗ).

О том, как составить план закупок и план-график закупок на 2016 год рассказывается в этом видео:

Вот мы с вами и рассмотрели, что собой представляют планы закупок по 44-ФЗ. Надеюсь, что данная информация была для вас нужной и полезной. До встречи в следующих выпусках.

P.S.: Ставьте лайки и делитесь ссылками на статью со своими друзьями и коллегами в социальных сетях.

Источник: https://zakupkihelp.ru/zakazchiku/plany-zakupok-po-44-fz.html

Планирование закупок

Планирование закупок

Пользу планирования как такового сложно переоценить. Планирование является одним из 5 важнейших элементов менеджмента. Все важнейшие процессы в бизнесе подлежат планированию: продажи, поступление денежных средств (Cash Flow), производство, закупки.

Правда, часто встречается такой перекос: почему-то поступление денег мы планируем по дням, а поступление/закупки сырья и материалов нет… А как без этого работать производству? Оно же может страдать от отсутствия нужных компонентов.

Чтобы составить план закупок нужно:

  1. Получить План продаж от Отдела продаж или ПЭО.
  2. Получить корректные остатки готовой продукции от логистов (склада).
  3. Рассчитать План производства под План продаж и с учетом текущих остатков. План производства – это потребность в ТЕ по периодам (желательно – дням).
  4. Рассчитать потребности в сырье и материалах под согласованный План производства.
  5. Рассчитать План закупа под потребности в сырье и материалах с учетом лагов поставки и минимальной партии поставки.

План закупа – это сгруппированная потребность в сырье и материалах, сдвинутая вперед по времени под действующие условия поставки

Для качественного Плана закупок необходимо чтобы:

  1. План продаж от Отдела продаж или ПЭО был достаточно точным.
  2. Остатки готовой продукции были корректными.
  3. План производства был рассчитан корректно по периодам (желательно – дням) под План продаж и с учетом текущих остатков.
  4. План закупа был рассчитан корректно по периодам (желательно – дням) под потребности в сырье и материалах с учетом лага поставки и минимальной партии поставки.

Вот и все, и тогда наше производство будет работать без сбоев! Остается лишь обеспечить качество этих планов, желательно, конечно, автоматизировать процесс.

Какой вред может приносить Планирование закупок

Звучит странно? Сразу оговоримся, что вред может приносить ТОЛЬКО отсутствие или некачественное Планирование закупок.

КАК происходит Потеря прибыли:

Пример:

18 числа Коммерческий директор Дмитрий смотрит остатки ГП на складе и видит, что товарной единицы (ТЕ) Х уже 2 дня нет в остатках.

Он зовет директора по производству Сергея и тот говорит, что закончилась упаковка для этой ТЕ.

Дмитрий вызывает Снабженца и спрашивает: «Почему?!!». Снабженец Евгений: «Извините, просчитались, думали, что хватит до конца месяца…».

Дмитрий: «Женя! Надо срочно привезти упаковку! Бегом!!!».

20 числа поставщик получает деньги, 28 числа упаковка приходит на склад материалов –  возобновляется производство, 30 числа ТЕ попадает в продажи.

Знакомая ситуация?

Причина – плохо спланировали продажи, а, следовательно, и производство с закупом.

Либо бывает так: планируем только продажи, а закуп вообще не планируем – действуем «по ситуации».

Поэтому в один «прекрасный» момент заканчивается упаковка или нужный ингридиент. Данная высокомаржинальная товарная единица (ТЕ) не производится… Причем руководство об этом может узнать только на 2-3-й день. Пока разберемся, потом бежим срочно закупать. С учетом прохождения платежа и лага поставки проходит еще неделя. В итоге Предприятие лишилось прибыли по этой ТЕ за 1,5-2 недели…

Нет, ну можно, конечно, всегда держать избыточные запасы сырья и материалов. Но тогда лишаемся оборотных средств, а в итоге – опять же прибыли.

Как происходят потери бюджета закупок предприятия:

Ход событий будет такой же, как в Примере.  

Только еще возникают дополнительные расходы:

Везем «на ракете»:

Поскольку надо срочно, приходится использовать максимально быструю, а значит, самую дорогую доставку. Например, авиа, хотя обычно используем ж/д.

Некогда искать дешевле:

Поскольку надо срочно, приходится закупать у того, у кого есть в данный момент нужное количество. А это не всегда самый выгодный поставщик… Например, наш текущий выгодный поставщик упаковки работает по графику (полиграфическое производство) и не сможет срочно разместить наш заказ.  Придется покупать втридорога…

Минимальная партия:

Поскольку надо просто «заткнуть дыру» (плановая поставка ведь придет вскоре), то закупаемая партия будет небольшая, скорее всего минимальная. В полиграфии, например, с увеличением тиража цена падает кратно. А это значит, что опять же придется покупать втридорога…

Вынужденная замена:

Может случиться, что у нас – большая кредиторская задолженность перед выгодным поставщиком. Поскольку срочно ее не можем погасить (опять же время и деньги), придется закупать у другого поставщика, менее выгодного…

Как происходят потери качества закупаемого сырья и материалов:

Ход событий будет такой же, как в Примере.  

Только еще возникают риски для Качества поставляемого сырья и материалов – банально срабатывает фактор времени:

Некогда искать лучше:

Поскольку надо срочно, приходится закупать первое более-менее подходящее у того, у кого есть в данный момент нужное количество. А это не всегда поставщик с лучшим качеством…

Некогда ждать замены брака:

Поскольку надо срочно, приходится пропускать менее качественное сырье в производство. Мы ведь в этой ситуации не готовы ждать, когда поставщик заменит бракованное сырье…

Приходится Входному контролю поступаться принципами. А далее это грозит потерей качества выпускаемой продукции, затем недовольные Клиенты – снижение продаж – снижение прибыли.

В любом случае происходят потери времени, качества, бюджета, прибыли.

Вашей прибыли…

Что делать?

Планировать и еще раз планировать!

Чтобы предотвратить потери, описанные выше, мы рекомендуем все-таки выделить ресурсы на Планирование закупок.

Для повышения эффективности закупок на Предприятии  мы также рекомендуем разработать и внедрить программу для планирования закупок.

Если Вы хотите разработать и внедрить у себя Планирование закупок, свяжитесь с нами, чтобы получить нужные Вам решения.

Источник: http://xn----7sbbrmctamzkpbow.xn--p1ai/5-vozmozhnostej/planirovanie-zakupok

Статья 16. Планирование закупок | ГАРАНТ

Планирование закупок

Статья 16. Планирование закупок

1. Планирование закупок осуществляется посредством формирования, утверждения и ведения планов-графиков. Закупки, не предусмотренные планами-графиками, не могут быть осуществлены.

2. В планы-графики включаются:

1) идентификационные коды закупок, определенные в соответствии со статьей 23 настоящего Федерального закона;

2) наименование объекта и (или) наименования объектов закупок;

3) объем финансового обеспечения для осуществления закупок;

4) сроки (периодичность) осуществления планируемых закупок;

5) информация об обязательном общественном обсуждении закупок товара, работы или услуги в соответствии со статьей 20 настоящего Федерального закона;

6) иная информация, определенная порядком, предусмотренным пунктом 2 части 3 настоящей статьи.

3. Правительством Российской Федерации устанавливаются:

1) требования к форме планов-графиков;

2) порядок формирования, утверждения планов-графиков, внесения изменений в такие планы-графики;

3) порядок размещения планов-графиков в единой информационной системе.

4.

Правительство Российской Федерации вправе установить особенности включения в план-график информации о централизованных закупках, совместных конкурсах и аукционах, закупках, при осуществлении которых применяются закрытые способы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), а также об отдельных закупках, предусмотренных пунктом 7 части 2 статьи 83, пунктом 3 части 2 статьи 83.1, частью 1 статьи 93 и статьей 111 настоящего Федерального закона.

5.

Планы-графики формируются на срок, соответствующий сроку действия федерального закона о федеральном бюджете на очередной финансовый год и плановый период, федеральных законов о бюджетах государственных внебюджетных фондов Российской Федерации на очередной финансовый год и плановый период, закона субъекта Российской Федерации о бюджете субъекта Российской Федерации, законов субъекта Российской Федерации о бюджетах территориальных государственных внебюджетных фондов, муниципального правового акта представительного органа муниципального образования о местном бюджете. В планы-графики включается с учетом положений бюджетного законодательства Российской Федерации информация о закупках, осуществление которых планируется по истечении планового периода. В этом случае указанная в части 2 настоящей статьи информация вносится в планы-графики закупок на весь срок планируемых закупок.

6.

План-график формируется государственным или муниципальным заказчиком в соответствии с требованиями настоящей статьи в процессе составления и рассмотрения проектов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации с учетом положений бюджетного законодательства Российской Федерации и утверждается в течение десяти рабочих дней после доведения до государственного или муниципального заказчика объема прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

7.

План-график формируется государственным, муниципальным учреждениями, государственным, муниципальным унитарными предприятиями в соответствии с требованиями настоящей статьи при планировании финансово-хозяйственной деятельности государственного, муниципального учреждений, государственного, муниципального унитарных предприятий и утверждается в течение десяти рабочих дней после утверждения соответственно плана финансово-хозяйственной деятельности государственного, муниципального учреждений, плана (программы) финансово-хозяйственной деятельности государственного, муниципального унитарных предприятий.

8. Планы-графики подлежат изменению при необходимости:

1) приведения их в соответствие в связи с изменением установленных в соответствии со статьей 19 настоящего Федерального закона требований к закупаемым заказчиками товарам, работам, услугам (в том числе предельной цены товаров, работ, услуг) и (или) нормативных затрат на обеспечение функций государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами, муниципальных органов;

2) приведения их в соответствие в связи с изменением доведенного до заказчика объема прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации, изменением показателей планов (программ) финансово-хозяйственной деятельности государственных, муниципальных учреждений, государственных, муниципальных унитарных предприятий, изменением соответствующих решений и (или) соглашений о предоставлении субсидий;

3) реализации решения, принятого заказчиком по итогам обязательного общественного обсуждения закупки в соответствии со статьей 20 настоящего Федерального закона;

4) использования в соответствии с законодательством Российской Федерации экономии, полученной при осуществлении закупки;

5) в иных случаях, установленных порядком, предусмотренным пунктом 2 части 3 настоящей статьи.

9.

Внесение в соответствии с частью 8 настоящей статьи изменений в план-график может осуществляться не позднее чем за один день до дня размещения в единой информационной системе извещения об осуществлении соответствующей закупки или направления приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом либо в случае заключения контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в соответствии с частью 1 статьи 93 настоящего Федерального закона – не позднее чем за один день до дня заключения контракта.

10. Не допускаются размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупки, документации об осуществлении закупки, направление приглашений принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом, если такие извещения, документация, приглашения содержат информацию, не соответствующую информации, указанной в планах-графиках.

11. Особенности планирования закупок в рамках государственного оборонного заказа устанавливаются Федеральным законом от 29 декабря 2012 года N 275-ФЗ “О государственном оборонном заказе”.

Источник: https://base.garant.ru/70353464/7a58987b486424ad79b62aa427dab1df/

Планирование закупок с использованием программного обеспечения

Планирование закупок

Основные этапы планирования финансово-хозяйственной деятельности государственные и муниципальные учреждения завершили еще до Нового года. Но планирование закупок не заканчивается только составлением плана-графика и плана закупок.

В течение первого полугодия заинтересованные службы вносят необходимые коррективы в планы закупок, а накопленный опыт используют при планировании следующего года.

При этом наиболее эффективным способом подготовки планов является использование соответствующего программного обеспечения (ПО).

Этапы и сроки

Деятельность любого государственного или муниципального учреждения достаточно многогранна. Поэтому для организации ее бесперебойной работы важно, чтобы в планировании приняло участие как можно больше заинтересованных лиц. Основным «запевалой» планирования закупочной деятельности в настоящее время является контрактная служба учреждения или контрактный управляющий.

При этом старт подготовке планов на очередной финансовый год должен быть дан задолго до его начала – не позднее июня предшествующего года.

Требования нормативных документов ставят контрактные службы учреждений, как правило, в весьма затруднительное положение в период планирования закупок.

Прежде всего при планировании закупок сотрудники контрактной службы сталкиваются со следующими трудностями:

  • сжатые сроки плановых мероприятий;
  • большой объем обрабатываемой информации;
  • необходимость двойного ввода данных (сначала в Exсel при подготовке планов, а затем на сайт единой информационной системы – уже окончательные данные);
  • сложность внесения в план закупок изменений в случае изменения доведенных лимитов бюджетных обязательств или плана финансово-хозяйственной деятельности (далее – План ФХД).

Кроме того, закупщикам необходимо «отнормировать» все желания заинтересованных лиц.

Иными словами, полученную от руководителей подразделений и других специалистов учреждения информацию о предполагаемых закупках собрать воедино, обобщить, найти схожие товары (работы, услуги), все классифицировать, затем снова довести до сведения руководителей подразделений и специалистов, при необходимости скорректировать данные и согласовать итоговые сведения. Все эти проблемы и задачи позволяет решить использование программного обеспечения. Разработанное специалистами компании «Первый Бит» программное обеспечение позволяет существенно сократить время проведения плановых мероприятий, снизить трудозатраты и повысить эффективность всех последующих закупочных мероприятий. Данное ПО основано на автоматизации процесса планирования и участия в нем всех заинтересованных служб и специалистов учреждения.

Логика работы системы автоматизации процесса планирования закупок представлена в Таблице № 1.

Таблица № 1
Описание процесса планирования

ЭтапУчастники процессаПримерные сроки
1. Подготовка перечня товаров к закупкеКонтрактная служба совместно с руководителями структурных подразделенийИюнь – июль
2. Подготовка заявок в план закупок структурными подразделениямиСотрудники/руководители структурных подразделенийАвгуст – сентябрь
3. Согласование заявок в планРуководители структурных подразделений, директор (ректор) – согласование целесообразности закупки.Плановый отдел – согласование финансирования, проверка наличия лимитовОктябрь
4. Подготовка предварительных проектов плановКонтрактная службаНоябрь
5. Корректировка проектов планов после утверждения бюджетаКонтрактная служба совместно с плановым отделом и сотрудниками структурных подразделенийВ течение 10 рабочих дней с момента доведения утвержденных лимитов бюджетных обязательств для государственных и муниципальных заказчиков, 10 рабочих дней с момента утверждения плана (программы) финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, унитарного предприятия
6. Публикация плановКонтрактная службаВ течение трех рабочих дней с момента утверждения планов и планов-графиков

Использование программного обеспечения, разработанного компанией «Первый Бит», позволяет организовать данный процесс следующим образом.

Этап 1. Подготовка перечня товаров к закупке

Перед тем как структурные подразделения начнут подготавливать свои заявки на приобретение товаров (работ, услуг) в предстоящем году, специалистам-закупщикам учреждения необходимо разработать и утвердить перечень номенклатуры товаров (работ, услуг), которые предполагается закупить. Наличие такой номенклатуры существенно упрощает объединение однотипных видов продукции, работ или услуг, а также ускоряет процесс согласования позиций номенклатуры.
Для подготовки данного перечня при помощи ПО используются следующие опции:

  • загрузка с официального сайта единой информационной системы в сфере закупок реестра лекарственных средств;
  • загрузка с официального сайта единой информационной системы в сфере закупок каталога товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
  • загрузка с официального сайта единой информационной системы в сфере закупок планов закупок, планов-графиков за прошлые периоды и использование перечня продукции прошлых лет;
  • интеграция перечня номенклатуры из бухгалтерских систем учета;
  • загрузка справочника продукции из Excel.

В результате после загрузки всех требуемых перечней «в руках» закупщиков учреждения возникает справочник товаров (работ, услуг) (Рисунок 1), с которым далее будут работать все заинтересованные лица учреждения.

Рисунок 1. Возможный вид справочника продукции

Отметим, что такой справочник включает реквизиты ОКПД-2, ОКВЭД-2. Кроме того, он содержит таблицу единиц измерения. Справочник включает в себя именно таблицу, так как у одной номенклатуры может быть несколько единиц измерения (пачки, штуки и т. д.).

В перечень показателей таблицы может быть добавлен реквизит «Подразделения», что позволит ограничить выбор для структурных подразделений.

Разделения перечня номенклатуры по группам упростит в дальнейшем объединение однотипной продукции в централизованные закупки.

Этап 2. Подготовка заявок в план закупок структурными подразделениями

Использование разработанного программного обеспечения при формировании заявок позволяет:

  • привести сведения к единому формату, удобному для обработки;
  • добавить проверку на заполнение всех обязательных полей;

настроить ограничения по сумме закупаемой продукции, если для каждого структурного подразделения предварительно утвержден соответствующий лимит финансовых средств; сократить ошибки при выборе предмета закупки, если предварительно в организации утвержден перечень номенклатуры. Подача заявки на приобретение осуществляется руководителем или уполномоченным представителем структурного подразделения учреждения не позднее 1 октября текущего года. Поступившая заявка автоматически обрабатывается в ПО и включается в план закупок. Форма и требования такой заявки учреждением разрабатываются самостоятельно (Рисунок 2).

Рисунок 2. Примерный вид заявки

При заполнении карточки заявки сотрудник или руководитель структурного подразделения выбирает предмет закупки из перечня продукции, указывает количество и сумму закупки, период закупки, периодичность поставки. Также он прикрепляет файл, например обоснование цены.

Этап 3. Согласование заявок в план

Полученные от руководителей подразделений и специалистов учреждения заявки на приобретение товаров, работ, услуг требуют обработки. Основные задачи этого этапа – это унификация всех заявок, а также приведение «желаний» руководителей и специалистов в соответствие финансовым возможностям учреждения.


Обычно процесс согласования заявок включает в себя:

  • согласование предмета закупки (чаще всего это делают руководитель структурного направления, заместитель директора, проректор); 
  • согласование суммы закупки, указание средств финансирования (код экономической классификации, источник финансирования, вид расхода) (это задача сотрудника планового отдела);
  • определение федерального закона, в соответствии с которым будет осуществляться закупка, способа закупки (это делает сотрудник контрактной службы).

Согласование происходит путем электронного обмена информацией. Такое согласование заявок позволяет:

  • исключить потерю документов;
  • контролировать сроки согласования, отслеживать, у кого находится заявка в любой момент времени;
  • видеть, кто задерживает процесс согласования, и принимать соответствующие меры.

При согласовании программа может автоматически проверять, не превышает ли заявка ожидаемые лимиты и ограничения объема финансовых средств, а при указании способа закупки может осуществляться проверка, не превышены ли допустимые объемы закупок у единственного поставщика.
Примерный вид отчета, который показывает, на каком этапе находится каждая из заявок и сколько времени она уже согласовывается, представлен на Рисунке 3. Данный отчет может быть сформирован как структурными подразделениями по своему отделению, так и в целом по учреждению для проведения комплексного контроля.

Рисунок 3. Примерный вид отчета

После обработки всех заявок и согласований формируется предварительный план по приобретению товаров (работ, услуг).

Этап 4. Подготовка предварительных проектов планов

В случае если в учреждении используются также ПО «Закупка» и «Бюджетирование», то возможно на основании обработанных заявок готовить как План ФХД (расходная часть), так и документы планирования закупок. Использование ПО позволяет практически полностью автоматизировать данный процесс.

Вручную необходимо только выполнить объединение позиций при централизованных закупках, заполнить реквизиты, которые не были заполнены на стадии формирования заявки (проставить отметку о том, что будет осуществляться закупка для субъектов малого предпринимательства, проставить срок размещения и т. д.).

Итоговая форма планов должна полностью соответствовать утвержденной законом.

Примерный вид формы для заполнения сведений о плане представлен на Рисунке 4.

Рисунок 4. Примерный вид формы для заполнения сведений о плане

Кроме того, рассматриваемое ПО позволяет:

  • автоматически проверять план на соответствие постановления правительства;
  • осуществлять контроль лимитов закупок у единственного поставщика (пункты 4, 5 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе), запросов котировок;
  • автоматически заполнять повторяющиеся реквизиты, например «Мероприятие», «Результат мероприятия» в Плане закупок и т. д.;
  • распечатать проекты планов для утверждения у руководства.

Этап 5. Корректировка проектов планов после утверждения бюджета

Поскольку проекты Планов ФХД и бюджетных смет формируются до утверждения законодательного акта о бюджете на предстоящий год, то после принятия такого законодательного акта соответствующим органом исполнительной власти следует скорректировать проекты планов и смет согласно доведенным лимитам бюджетных обязательств (ЛБО) и сметным назначениям (СН).

Кроме корректировки финансовых планов сотрудникам контрактной службы необходимо провести согласованное изменение планов закупок.
Использование ПО позволяет сравнивать сведения в планах закупок и утвержденные ЛБО и СН. В отчете (Рисунок 5) будет указана разница по статьям финансирования.

Опираясь на эти данные, сотрудник контрактной службы может изменять план, периодически сверяясь с таким отчетом.

Рисунок 5. Анализ источников финансирования закупок

Одна из сложностей данного этапа заключается в том, что необходимо согласовать все изменения плана с сотрудниками структурных подразделений или хотя бы уведомлять их о том, что заявка из-за несоответствия доведенному объему финансирования была отменена или сокращена.

Использование ПО позволяет сотрудникам подразделений видеть состояние их заявок:

  • у кого на данный момент находится их заявка на согласовании,
  • была ли она утверждена или отменена.

Возможности ПО позволяют организовать рассылку пользователям уведомлений на электронную почту при изменении статуса их заявки.

Этап 6. Публикация планов

Когда все сведения заполнены, утверждены и соответствуют доведенным финансовым объемам, остается вопрос: каким образом данные сведения будут размещены на портале «Электронный бюджет» и на Официальном сайте единой информационной системы в сфере закупок?
Интеграцию на сайт закупок возможно произвести автоматически, по нажатию одной кнопки.

Для этого необходимо выполнить в программном обеспечении определенные настройки, а также прописать логин и пароль с сайта для интеграции с внешними системами. Все проверки, которые настроены на сайте, также могут быть настроены в рассматриваемом ПО.

Таким образом, сотрудникам контрактной службы не придется дорабатывать сформированные планы на сайте закупок.

Проблемы автоматизации

 
Несмотря на то что автоматизация процесса планирования имеет множество плюсов, на текущий момент далеко не все учреждения используют средства автоматизации. Рассмотрим далее основные сложности при внедрении программного обеспечения.

Оснащение и обучение сотрудников структурных подразделений

Большинство систем не имеет особых требований к техническим характеристикам компьютеров. Важно только, чтобы все компьютеры были в одной локальной сети. Также возможна работа через веб-интерфейс.

Данный способ не требует установки специального программного обеспечения на компьютеры пользователей, войти в систему возможно через обычный браузер.  Тем не менее в крупных организациях количество структурных подразделений может быть более сотни.

И не все сотрудники структурных подразделений могут быть оснащены компьютерами с программным обеспечением. Возможны трудности и при обучении сотрудников подразделений.

Если предоставить доступ к программе и обучить всех сотрудников структурных подразделений нет возможности, то выходом является утверждение некоторой электронной формы заявки в Excel, которая после согласования загружается в программу автоматически.

Электронное согласование документов

Для некоторых руководителей учреждения и специалистов работа в ПО может показаться более сложной, чем согласование документов в бумажном виде. Ведь бумаги возможно взять с собой в дорогу, домой, на встречу. Такую проблему решает использование сервисов «мобильный клиент», «веб-клиент», которые также есть во многих программных решениях.

Таким образом, документы могут согласовываться с планшета, мобильного телефона.

При электронном согласовании возникает вопрос об использовании электронной подписи. Функция согласования с использованием электронной подписи встроена во многие программные продукты.

При этом на устройство участника согласования должен быть установлен криптопровайдер (наиболее часто используемые «Крипто ПРО», Vipnet). После согласования документов с использованием ЭЦП в системе появляется отметка. При необходимости возможно выгрузить документ с электронной подписью.

Электронная подпись для согласования внутренних документов, таких как заявка на закупку, чаще всего не требуется, достаточно аутентификации по логину/паролю при входе в программу.

Сложности с размещением на сайте закупок, в электронном бюджете

На сайте закупок часто происходят изменения, при этом и в ПО должны вноситься изменения, в том числе обновляться форматы обмена. Таким образом, необходима постоянная поддержка программного обеспечения.

Это может осуществлять как штатный программист, так и сторонняя организация. Сопровождение со стороны сотрудников сторонней организации более эффективно.

Ведь, как правило, конкретное учреждение не единственная обслуживаемая организация и у сотрудников компании «Первый Бит» есть опыт по обновлению, исправлению ошибок и настройка ПО под нужды клиентов.

Заключение

Рассмотренный выше порядок планирования по усмотрению заказчика может быть дополнен или уточнен. В частности, с помощью ПО на отдельных этапах можно собирать более подробные данные о предстоящих закупках и их инициаторах. В отдельных случаях возможно представление сведений об аналогичных закупках или запросах в прошлом году.

Задача ПО – грамотное разделение зон ответственности должностных лиц, выстраивание взаимодействия между отделами и работниками учреждения в рамках действующего законодательства.

Однако надо помнить, что ПО – это всего лишь инструмент, а для избежания проблем по поставке некачественного товара следует прописывать все необходимые требования в проекте контракта.

ОТ РЕДАКЦИИ НА ЗАМЕТКУ
Учет программного обеспечения
Если созданное программное обеспечение (программный модуль) соответствует критериям признания нематериальным активом учреждения, то его учет осуществляется на счете учета 0 10200 000 «Нематериальные активы» на основании первичных учетных документов, формы которых соответствуют требованиям пункта 7 Инструкции по применению Единого плана счетов № 157н, и стоимостная оценка актива определяется исходя из особенностей деятельности учреждения по методу оценки имущества, закрепленному в учетной политике субъекта учета, с учетом требований, изложенных в пункте 62 Инструкции № 157н. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от

Источник: https://www.pulsar.ru/pressa/2157/

Зачем и как поставщику работать с планом‑графиком закупок

Планирование закупок

Часто уже на стадии знакомства с техническим заданием (ТЗ) поставщик понимает, что в лучшем случае выиграет с минимальной маржой, а в худшем — вообще не сможет принять участие в закупке.

Перед тем, как закупка публикуется на сайте ЕИС, она не менее 10 дней содержится в плане-графике, а до этого как минимум полгода заказчик готовит ТЗ.

Проще всего выиграть тендер поставщику, который уже проработал ТЗ с госзаказчиком, например, на поставку определенного оборудования.

Любой другой потенциальный поставщик, нашедший закупку, скорее всего столкнется с массой проблем: не поймет, какое именно оборудование нужно, либо не сможет его поставить из-за ограниченных сроков или из-за того, что кто-то это оборудование уже закупил.

Осуществить поставку необходимого товара сможет только тот поставщик, который знал о закупке заранее и имеет товар на складе.  

Если бы поставщик заранее знал о закупке, у него был бы шанс выиграть. На самом деле такая возможность есть — государство обязывает заказчиков планировать закупки и размещать план закупок и план-график в ЕИС.

План-график и план закупок как инструменты планирования

Умение работать с планом-графиком и планом закупок облегчает поиск потенциальных закупок. Именно в этих документах содержится информация о том, что заказчик будет покупать в будущем:

  • в этом году — в плане-графике;
  • в течение 3-х лет — в плане закупок.

В планах-графиках содержится вся информация о потенциальных закупках, оценив которую, участник может понять, интересна ли ему конкретная закупка и есть ли смысл в ней участвовать. В этом документе есть и данные о стоимости, и об объекте закупки, и о виде процедуры и многое другое.

Поскольку план-график формируется на один год и является основанием для осуществления закупки в текущем году, то при отсутствии закупки в плане-графике заказчик не имеет права ее проводить. Если он все же попытается это сделать, то будет оштрафован.  

Любой госзаказчик, который осуществляет закупки в соответствии с ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ, должен учитывать условия выделения финансирования. Поэтому ему необходимо:

  • предварительно разбить годовые назначения на периоды в соответствии с государственными или муниципальными планами и программами;
  • помнить о том, что бюджетные средства выделяются строго по целевому назначению;
  • принять во внимание, что финансирование производится по мере выполнения работ и услуг, выделение бюджетных средств поквартально или ежемесячно (учитываются ранее отпущенные деньги, факт выполнения заданий, их количественные и качественные характеристики);
  • соблюдать финансовую дисциплину.

План-график размещается на официальном сайте, что регулируется Приказом Минэкономразвития РФ № 761, казначейства РФ N 20Н от 27.12.2011. И план-график, и план закупки должны быть представлены в ЕИС, где они становятся доступны для ознакомления потенциальным участникам закупки.

Как планирование закупок работает на практике

Госзаказчики обязательно информируют рынок о том, что будут закупать в каждом месяце в течение года. Это позволяет потенциальному поставщику подготовиться к закупке.

Так, если он обнаружил интересную для себя закупку, которая будет проводиться через четыре месяца в Приморском крае, он может заранее запланировать командировку на Дальний Восток, посмотреть на объект, обсудить закупку с заказчиком. План-график позволяет формально познакомиться с госзаказчиком, изучить его потребности.

Найдя интересную закупку в плане-графике, поставщик вправе предложить свою продукцию заказчику в рамках закона. Тогда заказчик может пойти навстречу и прописать в ТЗ технические характеристики конкретного поставщика. Когда закупка будет проводиться и размещаться в ЕИС, поставщик уже будет знать, что в ТЗ описано оборудование, которое он производит.

Работать с планами-графиками и при необходимости встречаться с госзаказчиком, чтобы предложить ему свои товары, работы и услуги (ТРУ), не нарушая закон, нужно. Это увеличивает шансы на победу в закупке.

Особенности плана-графика

При составлении плана-графика обосновываются:

Ведение плана-графика включает размещение документа на официальном сайте и дублирование его в бумажной версии. Причем вариант на бумаге подписывает руководитель заказчика, и она хранится в соответствии с установленными требованиями. Кроме того, бумажная версия формируется после каждого изменения в плане-графике на сайте ЕИС.

Каждое изменение в плане-графике имеет юридическую силу.

В план закупок включаются все закупки, о которых будет размещено извещение, в которых поставщики будут приглашены участвовать и в результате которых с единственным поставщиком будет заключен контракт.

Часто возникает вопрос, нужно ли включать малые закупки у единственного поставщика в план-график. Да, нужно. Однако для закупок до 100 000 руб. (п. 4 ст. 93 Закона № 44-ФЗ) и 400 000 руб. (п. 5 ст. 93 Закона № 44-ФЗ) предусмотрен упрощенный вариант. Необходимо указывать в плане-графике не каждый контракт, а общую годовую сумму закупок по видам расходов.

В план-график входит:

  • идентификационный код закупки;
  • наименование объекта;
  • НМЦК;
  • размер аванса;
  • этапы оплаты;
  • описание объекта закупки (неполное, как в ТЗ, но дает общее представление о том, что будет закупаться);
  • единица измерения и ее код по ОКЕИ;
  • количество товара, объем работы и услуги (всего/финансовый год);
  • периодичность или количество этапов;
  • размер обеспечения заявки/обеспечения исполнения контракта.  

Этой информации достаточно для того, чтобы участник решил, нужно ли ему участвовать в закупке, и повысил свои шансы на победу. Поставщик может отложить деньги для обеспечения заявки, продумать логистику и подготовить транспорт в зависимости от количества товара.

Изменения в плане-графике

Госзаказчик имеет право вносить изменения в план-график за 10 дней до даты размещения извещения. На это есть несколько причин, и они, как правило, связаны с изменением:

  • плана закупок;
  • объема или стоимости ТРУ при подготовке к закупке, из-за чего поставка товаров, выполнение работ, оказание услуг в соответствии с НМЦК, предусмотренной планом-графиком закупок, невозможна;
  • даты закупки, способа определения поставщика, этапа оплаты, сроков исполнения контракта (например, заказчик решает вместо электронного аукциона проводить электронный запрос котировок, потому что его стоимость меньше 500 000 руб.).

Есть и другие причины появления изменений в плане-графике:

  • заказчик отменяет закупку;
  • образуется экономия от использования в текущем финансовом году бюджетных ассигнований в соответствии с законодательством (госзаказчик провел десяток закупок, и закупки упали на большую сумму — заказчик подсчитывает все деньги, вносит изменения в план-график и указывает, что он проводит дополнительные аукционы);
  • ФАС выдала предписание, и закупка выставляется заново;
  • по итогам обязательного общественного обсуждения закупки заказчик решает ее не проводить в связи с нецелесообразностью либо изменением НМЦК;
  • возникли непредвиденные обстоятельства, которые нельзя было учесть на дату утверждения плана-графика;
  • высший исполнительный орган государственной власти субъекта РФ, местная администрация установили дополнительные основания для внесения изменений в планы-графики закупок.

План-график составляется обязательно, даже если в течение года не планируется никаких закупок. В этом случае формируется нулевой план-график, который позволяет поставщику не отслеживать закупки определенного заказчика в течение всего года.

Это значит, что план-график формируется на месяц, квартал или полгода, и позже в него вносятся изменения. Таким образом, нарушается функция этого документа — предоставление возможности всем желающим ознакомиться с закупками заказчика в течение года.

  • Нарушаются сроки утверждения плановых документов

Бывает так, что план-график сформирован, но утверждают его намного позже. За нарушение сроков утверждения плановых документов грозит штраф от 5 000 руб. до 30 000 руб. (ст. 7.29.3 КоАП).

  • Не учитываются малые закупки

Часто заказчики забывают включить в план-график закупки до 100 000 руб. и объединяют их в одну категорию закупок без детализации объектов закупок внутри категории.

Поставщику важно видеть, какую сумму заказчик будет тратить на единственного поставщика в этом году, чтобы понять, стоит ли встретиться с госзаказчиком и предложить свои товары и услуги.

Перед размещением закупочной документации нужно проверить соответствие НМЦК рыночным условиям, чтобы исключить занижение или завышение цены контракта.

Поиск закупки в ЕИС через план-график

В ЕИС по каждому заказчику можно найти план-график, также доступен поиск заказчиков по словам. Но при всей видимой простоте поиск закупок представляет собой трудоемкий процесс, так как поставщику приходится анализировать и отслеживать много заказчиков и позиций.  

Как именно осуществлять поиск закупок в ЕИС? 

На сайте ЕИС выберите раздел «Планы-графики закупок (44-ФЗ)» и воспользуйтесь опцией «Расширенный поиск». Если вы введете в поле поиска слово «кровать», то система выдаст вам результаты, по которым видно, что закупка загружена в план-график, он структурирован, указано, какой заказчик разместил план-график. Также имеются номер плана закупки, сведения о закупке, изменения в плане.

Кликнув на номер плана-графика, вы перейдете на страницу, где указаны общие сведения плана-графика, позиции плана-графика и другая важная информация. Перейдите в раздел «Сведения плана-графика», чтобы уточнить наименование объекта закупки, НМЦК, а также сроки начала осуществления закупки и окончания исполнения контракта.

Обратите внимание на то, что поле «Поиск позиции плана-графика» раскрывается с помощью оранжевой стрелки. Эта опция позволяет классифицировать закупку по ОКПД2, внести код позиции КТРУ, а также сортировать через наименование объекта закупки или по НМЦК.

В поле «Наименование объекта закупки» можно искать слово по корню или усеченной основе. Допустим, для слова «кровать» использовать усеченный вариант «кров». Так можно выйти, например, на закупку о «поставке кроватей медицинских механических функциональных».

После этого можно проверить «Общие сведения позиции». На этом этапе нужно найти «Описание объекта закупки».

Описания в плане закупок и плане-графике — это предварительные записи, поэтому нельзя быть абсолютно уверенным в том, что эти позиции будут выставлены для проведения закупки. Заказчик имеет право вносить изменения в план-график — у него могут измениться потребности и тип закупки.

Как упростить поиск закупок в плане-графике

С помощью системы Контур.Закупки можно быстрее искать закупки в плане-графике.  При этом алгоритм работы у нее такой же, как и в ЕИС.

Так, например, чтобы не перебирать плановые документы нескольких известных заказчиков одного региона, достаточно сделать поиск по заказчикам всей страны. Для этого достаточно зайти в сервис Контур.Закупки, ввести в поисковую строку объект закупки — и вы увидите всех, кто планирует начать закупки в ближайшее время.

Искать можно по ключевым словам — названию объекта или ОКПД2. Можно выбрать «закупки, которые планируются», виды процедуры — например, «только котировки», конкретного заказчика и площадку (некоторые организации проходят аккредитацию только на определенных площадках), начальную цену, дату проведения закупки.

Например, можно осуществлять поиск по словам «компьютер», «свет», «звук», если компания занимается таким видом оборудования.

В результате выходит порядка 10 000 планируемых закупок на год — речь идет о закупке либо компьютеров, либо звукового или светового оборудования.

Можно сразу увидеть название закупки, критерии отбора закупки, сумму и дату, когда она была размещена. Искать можно и по критериям «выше 1 млн рублей» или «до 300 000 рублей».

Анализ заказчика в Контур.Закупках

Даже если обеспечение, предмет контракта и объект закупки подходят, в некоторых закупках сложно победить, потому что заказчики стараются не допустить чужих поставщиков в свои закупки.

Они делают ТЗ «для своих» и маскируют название закупки так, чтобы ее сложно было найти в ЕИС по ключевым словам. Система Контур.

Закупки учитывает это и предлагает анализ заказчика, в результате которого можно проверить, сколько закупок провел госзаказчик и сколько у него поставщиков.

Если крупная организация работает с 5-6 поставщиками, и у каждого из них по сотне контрактов, то это, скорее всего, указывает на коррупцию.

Чтобы тщательнее проанализировать заказчика, можно отдельно рассмотреть планируемые закупки, завершенные, отмененные, на этапе работы комиссии и подачи заявок. По завершенным закупкам становится понятно, подавались ли жалобы в ФАС.

Всю информацию по закупкам можно выгрузить в Excel. Если закупка понравилась, ее можно добавить в «Избранное» и сортировать по месяцам, сложности, объекту закупки, важности.

Источник: https://kontur.ru/articles/5650

Book for ucheba
Добавить комментарий